Een week uit het leven van.... de Verenigingsmanager

Regelmatig krijg ik de vraag van mensen wat een Verenigingsmanager nou precies doet. En soms krijg ik zelfs de vraag of er wel voldoende werk is voor mijn functie. Iedere Verenigingsmanager heeft zijn eigen functiebeschrijving en afhankelijk van de wensen en behoefte van de vereniging is dit dan ook per Verenigingsmanager verschillend. Binnen mijn werkzaamheden voor de 2 atletiekvereniging heb ik een aantal pijlers waar ik aan werk en ook doelen aan verbonden heb. Om iets tastbaarder te maken hoe een werkweek van een Verenigingsmanager eruit kan zien heb ik een week lang een dagboekje bijgehouden:

Maandag 21 maart 13.00 – 22.30 uur

Deze week begint zoals die bij de meeste mensen met het wegwerken van de eerste bulk mail. Binnen de verenging gebeurt er nou eenmaal veel in de weekenden en avonduren. Op maandag is het dus altijd zaak weer op de hoogte te zijn van de laatste ontwikkelingen. Ondertussen stuur ik meteen een herinnering aan de Start 2 Run deelnemers voor de informatie avond later deze week. Daarna ga ik op bezoek bij de organisatie van de Jaarbeurs Marathon die op 2e paasdag graag in samenwerking met een atletiekvereniging de Fun in Athletics organiseert. Vanuit U-Track gaan we hier in participeren en hopelijk vele kinderen enthousiast maken voor de atletieksport. Na een aantal organisatorische dingen te hebben doorgesproken ga ik door naar de GG&GD. Hier heb ik een afspraak met de werkgroep die loopclinic’s in het Julianapark organiseert. Phoenix is hierbij betrokken om de deelnemers ook na afloop van de clinic aan het bewegen te houden en doorstroming naar de vereniging te creëren. Na afloop hiervan is het tijd om even snel een broodje te eten en me nog even snel voor te bereiden op het verenigingsbreed overleg van U-Track wat die avond plaatsvindt. Gedurende dit overleg zal er ruimte zijn voor het nader bespreken en bediscussiëren van het concept vrijwilligersbeleid wat door mij is opgezet. Mijn belangrijkste doel voor deze avond is om input vanuit de verenigingsleden te krijgen en info over hoe zij tegen een aantal standpunten aankijken (zoals bijvoorbeeld het organiseren van een gezamenlijk vrijwilligersuitje) maar ook om tijdens dit overleg iedereen tot ambassadeur te benoemen van het vrijwilligerschap en dit enthousiasme te verspreiden onder de nog niet ‘actieve’ leden. Tijdens dit overleg komen nog vele andere onderwerpen aan bod waar ik mee bezig ben zoals U-Track Buurtatletiek, het kick-off evenement en de structurering van de jeugd. Om 22.30 uur sluit de vergadering en is het tijd om huiswaarts te keren.

Dinsdag 22 maart 8.30 – 12.30 uur

Dinsdagochtend heb ik meestal weinig afspraken en dat komt goed uit om een aantal dingen uit te werken. Zo kan ik verder met het uitwerken van het vrijwilligersbeleid van U-Track met de input die ik de vorige avond gekregen heb. Maar ik leg ook de laatste hand aan een flyer voor het nieuwe initiatief wat we gaan starten: U-Track Buurtatletiek. Door de trainer in de wijk trainingen te laten verzorgen hopen we hiermee nog meer kinderen (die niet in de gelegenheid zijn om naar de atletiekbaan te komen) aan het atletieken te krijgen. Verder werk ik mijn actiepunten uit die ik gekregen vanuit het laatste jeugdcommissie overleg (vorige week), belangrijkste hierbij is dat ik een aantal mensen met elkaar in contact breng die samen aan een activiteit gaan werken. Door kruisbestuiving versterken we de vereniging. Ondertussen informeer ik nog bij de Nordic Walking trainer van U-Track hoe het gaat met deze nieuwe activiteit en op welke wijze we meer bekendheid kunnen geven aan dit aanbod.

Woensdag 23 maart 13.00 – 21.30 uur

Mijn eerste afspraak van deze dag is bij een potentiële opdrachtgever voor een mijn van doelen, namelijk het opstarten van bedrijfsaanbod bij Phoenix. Samen met de opdrachtgever bespreken we de doelen, wensen en behoeften en brainstormen we over de mogelijkheden die in het verlengde hiervan liggen. Een erg positief gesprek waaruit ik veel energie heb gehaald (weer een stapje dichterbij een van mijn doelen!) en met veel plezier ga ik aan de slag met het uitwerken van het voorstel. Daarnaast zijn er nog een aantal vragen rondom het passen en de samenstelling van het kledingpakket wat beschikbaar komt voor alle Phoenix trainers en atleten van de selectie (mede mogelijk gemaakt door onze hoofdsponsor Run 2 Day), pas ik mijn presentatie aan voor de ALV van komende vrijdag, regel ik een declaratie voor een van de Start 2 Run deelnemers en een trainer die kan invallen voor een andere trainer tijdens de extra Start 2 Run training. Ook heb ik contact met een lid van de webredactie over een verzoek tot inrichting van een vacaturebank op de site wat ik heb ingediend. Om 17.00 uur heb ik mijn 2-wekelijkse afspraak met de voorzitter van Phoenix en bespreken we de voortgang en alle openstaande actiepunten, waaronder mijn actieplan die ik voor de rest van het jaar heb opgesteld. Dan eet ik maar weer even snel een broodje want ’s avonds vind de informatie/voorlichtings avond plaats voor alle Start 2 Run deelnemers met als onderwerpen schoeisel en kleding. Ook deze avond is mogelijk gemaakt door de samenwerking met Run 2 Day. Helaas is de opkomst wat lager dan verwacht maar met de aanwezige hebben we een gezellige en voornamelijk leerzame avond gehad.

Donderdag 24 maart 13.00 – 19.00 uur

Vandaag heb ik ook weer even wat minder afspraken wat goed uitkomt. Ondertussen ga ik verder met het uitwerken van het voorstel voor een andere potentiele opdrachtgever voor het bedrijfsaanbod, neem ik contact op met een collega Verenigingsmanager over een vraagstuk rondom het uitbetalen van trainers en werken we verder aan de organisatie van de Musicloop (de afsluiter van de Start 2 Run Clinic). Verder stuur ik een uitnodiging naar de trainers die vanuit Phoenix gaan participeren in Plussport (sportaanbod voor 50-plussers) en maak een afspraak voor komende week. Verder is er wat commotie rondom een geannuleerde informatie avond opleidingen van de atletiekunie en neem hierover contact op met de AU om een aantal dingen helder te krijgen. Aan het einde van de middag sluit ik aan bij een van de jeugdtrainingen om nader kennis te maken met dit aanbod en zelf ook eens te ervaren hoe het is om speer te werpen (en dat is nog best lastig kan ik je verklappen).

Vrijdag 25 maart 19.00 – 22.15 uur

Vanavond vind de ALV van Phoenix plaats en een van de agendapunten is het vrijwilligersbeleidsplan. De afgelopen maanden heb ik hier hard aan gewerkt en dit stuk wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de ALV. Na de algemene agendapunten staat mijn presentatie op het programma. Toch wel een beetje spannend, maar eenmaal begonnen zit ik goed in mijn verhaal en dankzij de voorbereidingen die ik vanmiddag nog een keer heb doorgenomen kan ik mijn verhaal prima overbrengen. Vanuit de zaal komen nog een aantal goede vragen en opmerkingen. Maar ook goede tips waar ik wat mee kan! Het belang van dit beleid wordt ingezien en van de aanwezige leden krijg ik zelfs een compliment voor het plan en de presentatie,een goede afsluiter van deze werkweek! Na afloop heb ik nog een aantal leuke gesprekken met een paar enthousiaste vrijwilligers van de club en dit geeft me altijd weer inspiratie. Met een tevreden en voldaan gevoel kan ik aan mijn weekend beginnen.

In een notendop was dit mijn werkweek maar volgens mij ben ik nog zeker een aantal dingen vergeten. Er is dus meer dan genoeg te doen maar ik kan enkel zeggen dat ik het erg naar mijn zin heb in deze baan en dat de afwisseling van de functie toch wel een van de grootste pluspunten is. Eigenlijk is mijn functie net zo veelzijdig als atletiek als sport zelf. Veel verschillende onderdelen en altijd wel weer een nieuwe uitdaging te behalen!

Wil je meer weten over mij, mijn functie of mijn werkzaamheden? Neem dan contact met me op via verenigingsmanager@u-track.nl of 06-13169375.